Sådan får du succes med udrulning af dit PIM system

Det er ikke nogen hemmelighed, at en succesfuld udrulning af et nyt system i lige så høj grad er en organisatorisk øvelse. Den tekniske implementering kan levere et godt fundament, men at skabe forretning afhænger af enkeltpersoner, som ofte skal stå i spidsen for en forandringsproces, hvor der skal skabes opbakning i resten af organisationen. Det er i særdeleshed tilfældet med Product Information Management - PIM.

Modsat mange andre systemer, som lever og dør i IT-afdelingen, er PIM ikke et IT-projekt men et forretningsprojekt. Det er derfor utrolig vigtigt, at forretningen både tager kontrol over det og at de har en plan for hvordan udrulningen - og den videre udvikling - skal foregå.

I stedet for at bruge tid på at diskutere hvem, der evt. kan undværes i et par uger for at tage hånd om det på deltid, skal man udnævne en PIM-administrator, en Business Application Manager, som kan tage hånd om projektet fra starten og bære det sikkert igennem udrulningen og sikre den ønskede forretningsværdi. Det er en forandringsproces, som ikke skal undervurderes, når man planlægger sit PIM-projekt.

For nogle år siden var det min fornøjelse at være PIM Business Application Manager hos L’Oréal Nordics, og dermed ansvarlig for udrulning og udvikling på tværs af deres fire divisioner. Udrulningen skete en division ad gangen, hvilket gjorde det muligt at forbedre processen for hver ny implementering. De vigtigste learnings, som kom ud af det, giver jeg nu videre her.

Af: Eva O'Reilly, Senior Consultant, Immeo

Afsæt tid til at få data på plads

I langt de fleste virksomheder er PIM ikke noget, man går i gang med fra første dag, så derfor har man allerede en masse beriget produktinformation liggende i gamle systemer. Alt den info skal føres over i PIM og følgende beriges med de nye muligheder, som et PIM-system giver. Samtidig skal der opsættes en klar proces for, hvordan nye varer kommer ind og bliver beriget.

Da vi skulle have den første L’Oréal division op at køre i PIM, holdt vi en workshop for de produktansvarlige, hvor de fik en grundig gennemgang af systemet samt af de opgaver, som skulle udføres for at berige både de eksisterende og de nye produkter. Alt gik godt, alle var glade og gik derfra sikre på, at en deadline på to (max. tre) uger ville være nok til at få alting på plads.

Men efter de tre uger var gået, var der stadig ikke sket  særlig meget. Efter lidt analyse af situationen blev det hurtigt klart hvorfor. Berigelse af de eksisterende produkter var blevet nedprioriteret, fordi de allerede var til salg i kundernes e-commerce løsninger. De produktansvarlige blev desuden kun målt på om de fik produkterne til salg i de fysiske butikker, så e-commerce haltede tit bagefter.

Imens var den næste division ved at være klar til sin implementering. Noget skulle klart gøres anderledes. Derfor afsatte vi tid til en halvdags workshop, hvor vi kunne kombinere undervisning i PIM med berigelse af divisionens produkter og slå to fluer med et smæk. Division nummer to var derfor fuldt operationel - længe inden den første blev endeligt færdig.

Da den tredje division skulle ind i systemet, var det klart at én workshop ikke var nok. Men efter den første workshop var det svært at samle energien til den næste. Et løfte om forplejning til de næste workshops (primært kage og smoothies) fik dog hurtigt løst det problem, og derefter var der meget større opbakning til de næste workshops, arbejdet gik hurtigere og både energien og humøret var i top.

De produktansvarlige er nøglen til succes 

Da den sidste division skulle onboardes, blev det meget klart hvor vigtigt det var, at dem, som foretager berigelsesarbejdet i PIM, er folk, der kender produkterne. Det kan være fristende at overlade sådan en opgave til nogle andre, f.eks. studentermedhjælperen. Personen kan ganske givet løfte opgaven, men det vil tage længere tid, for de skal spørge om hjælp og information hos dem, der har produktkendskabet. En studentermedarbejder har som regel også en begrænset levetid i organisationen og PIM-arbejdet fortsætter så længe, at der kommer nye produkter ind. Når man skal videreudvikle systemet, vil de bedste input også komme fra dem, som kender produkterne og som ved hvordan de skal beriges.

Det bedste bud på en PIM Business Application Manager er derfor ikke en typisk projektleder eller en IT-medarbejder, men en e-commerce specialist, der enten har erfaring med eller interesse for virksomhedens produkter.  

Alle organisationer er selvfølgelig ikke ens, men det er vigtigt at I definerer præmisserne for Jeres egen forandringsproces, så der kan opnås buy-in fra interne stakeholders og i sidste ende kunderne.