Bevar den tætte kontakt med dine kunder – også i digitale møder

I denne Corona-tid kan det godt være en udfordring at holde gang i alle aktiviteterne i et kundeprojekt. Jeg fik da selv lidt sved på panden, da det blev meldt ud, vi alle skulle arbejde hjemmefra. Jeg havde nemlig en 3-4 timers workshops i kalenderen i løbet af de tre første dage, som jeg var ansvarlig for.

Efter at have gentænkt formatet for hver workshop, sprang jeg ud i det. Det gik overraskende godt og det er siden blevet til en del flere online workshops.

På trods af en forsigtig genåbning af samfundet, er vi er fortsat i en situation, hvor mange af os ikke kan komme tilbage på arbejde endnu. Så jeg har samlet 5 nyttige tips til dig, hvis du også står for at holde en workshop uden at dine deltagerne er fysisk til stede.

Af: Louise Rosenberg Mærsk, Manager, Immeo

Online møde

5 tips, der kan hjælpe dig på vej:

1. Kend dine deltagere, styr workshoppen med hård hånd, og lad dem tale efter tur

Hvis du som mig ikke kender alle dine deltagere på forhånd, er det godt at gøre sig bekendt med dem på forhånd. Hvilken rolle har de, hvilke områder har de viden om og hvad kan de bidrage med på workshoppen.

Giv ordet til dem, der ved noget om området først, når du sætter diskussioner i gang. Sørg for at folk snakker efter tur og ikke i munden på hinanden. Hvis deltagergruppen er over 10 personer, er det en god idé at have en liste med navne og kompetencer på et papir ved siden af. Så er det nemmere at huske alle og bevare et overblik.

Sørg for, alle kommer til orde, og vær ikke bange for at lukke diskussioner ned, hvis de kører af sporet.

2. Giv deltagerne lektier for

Gentænk øvelserne i workshoppen og overvej om nogle egner sig til at blive lavet udenfor workshoppen. Lad mig give dig et par eksempler:

Hvis der er en person, som er specialist indenfor et særligt område I skal behandle, så få ham/hende til at forberede et 5 minutters kort oplæg om området på forhånd.

Et andet eksempel er en klassisk ”design thinking” prioriteringsøvelse, hvor deltagerne normalt sætter klistermærker på en tavle ved de forslag, de bedst kan lide. Det er svært at gøre i en online workshop, men få i stedet deltagerne til at sende dig deres valg efterfølgende.

3. Gør brug af ”tavlen”

Det, jeg var mest bange for at undvære i de online workshops, var den fysiske tavle, som jeg altid bruger meget. Den er altid god til at hænge post-it noter fra brainstorm på eller lige gå op og tegne på.

Det har dog slet ikke været så stor en udfordring at undvære som frygtet. Jeg har bare benyttet mig af noget så simpelt som en PowerPoint side. Den kan du dele med deltagerne, så de kan se den, og så kan du skrive på den. Vi har f.eks. lavet user journey mapping og simple arkitekturtegninger på den, og det har fungeret rigtig godt.

Der findes også konkrete online tavle-værktøjer du kan bruge, så som Microsoft Whiteboard eller Miro.  Det er bare ikke lykkedes mig at få dem til at fungere optimalt, og PowerPoint sammen med skærmdeling har fungeret fint for mig.

4. Vær to personer til at køre workshoppen

Det er lidt stressende at køre workshops online, da man skal være et skridt foran i forhold til fysiske workshops, hvor ”flowet” kommer nemmere af sig selv.

Teknikken kan drille.  Der kan være ekko i højtaleren, du skal sikre alle bliver hørt m.m., så det er en fordel at være to personer. Så kan den ene skriver noter/referat, og den anden kan koncentrere sig om at afholde workshoppen.

5. Hold pauser og regn med længere tid

En workshop tager typisk 3-5 timer, og så er der brug for pauser, ellers går både deltagerne og dig selv død. Hold pauser - gerne en gang i timen og gerne 10 minutter, så kan folk tanke op på kaffe, skille børnene fra hinanden, få lidt mad m.m.

Vær også opmærksom på at en online workshop tager længere tid end en fysisk workshop. Alle deltagere skal spørges efter tur, teknikken kan drille, der skal være lidt flere pauser. Alt sammen betyder det at du skal regne med ca. 15-20% ekstra tid.

Corona eller ej – vi fortsætter efter planen

Denne coronatid er en kæmpe udfordring for alle, uanset hvordan man vender og drejer det. Men der er ingen grund til at miste momentum på de opgaver og projekter man har, alene fordi vi ikke kan mødes fysisk.

Mine kunder hos Immeo har heldigvis været med på at vi fortsætter efter planen - også selvom det kræver lidt re-tækning af formater, lidt flere statusmøder m.m. Den manglede fysiske kontakt har reelt ikke betydet nogle forsinkelser, og jeg tror også at vi fremover kommer til at vænne os til at afholde flere digitale møder end vi har været vant til før Corona.

Når det er sagt, så glæder jeg mig meget til at give mine gode kollegaer og kunder et kram igen.