Gå fra dobbeltarbejde til dataværdi

Offentlige organisationer arbejder i dag med fagsystemer, der løser hver sin opgave – men uden sammenhæng til det større formål. Ofte mangler der et bindeled mellem systemer, processer og medarbejdere.

Peter Wind
Partner

Offentlige organisationer er i dag udfordret af komplekse arbejdsgange, hvor hvert fagsystem løser en opgave – men hvor der ikke nødvendigvis er en sammenhæng mellem den enkelte opgaveløsning og det højere formål. Der mangler ofte et bindeled mellem fagsystemer, processer og medarbejdere.

Når en statslig institution skal bestille en simpel serviceydelse, som ekstra rengøring eller mødeforplejning, skal medarbejderen navigere gennem flere separate systemer: det interne bestillingssystem, Statens Facility Managements egen portal, og ofte også direkte kontakt med leverandøren.

Hver platform kræver manuel indtastning af de samme oplysninger, såsom tidspunkt, sted og specifikationer. Selvom opgaven i sidste ende bliver udført, bruges der uforholdsmæssigt meget tid på koordinering og dobbeltarbejde, hvilket fjerner fokus fra kerneopgaverne og reducerer den samlede effektivitet.

Det betyder, at medarbejdere skal huske, inddatere, kopiere og dobbelttjekke data i stedet for at fokusere på det, de er ansat til: at skabe værdi for borgere og samfund.

Hver opgave løses – data bliver registreret og afleveret – men fordi systemerne ikke taler sammen, bruger medarbejderne lang tid på gentagelser og kontrol i stedet for at identificere mønstre eller handle forebyggende.

Resultatet er, at medarbejderne får informationsflowet til at fungere, med risiko for at indsigter og forebyggende indsatser går tabt.

Ineffektive arbejdsgange hæmmer organisationen

Når arbejdsgange er ineffektive og systemer ikke taler sammen, bliver teknologien en hæmsko – ikke en hjælp. Tiden bruges på gentagelser, fejlretninger og kontrol, i stedet for på opgaver, der skaber værdi.

Derfor handler digitalisering i det offentlige ikke blot om teknologi – men om at skabe flow og sammenhæng på tværs af fagsystemer og områder. Borgerne skal møde ”én samlet offentlig sektor” – og det kræver, at processer tænkes fra ende til anden, ikke fra system til system.

En procesorienteret tilgang hjælper med at nedbryde silotænkning, mindske fejl og frigøre tid – uden nødvendigvis at udskifte alt - men ved at få det eksisterende til at spille bedre sammen.

Orkestrér processerne

En procesorienteret tilgang til digital modernisering handler ikke om at udskifte ét system – men om at forbinde de systemer og arbejdsgange, vi allerede har.

I stedet for at tage udgangspunkt i ét system, én teknologi eller én afdeling, tager den procesorienterede tilgang udgangspunkt i hele arbejdsgangen. Den spørger: Hvordan kommer vi fra start til slut – og hvilke systemer, data og personer er involveret undervejs?

Kortlæg nuværende processer	Identificér snitflader og friktioner	Implementer trinvist
Forstå hvordan opgaven rent faktisk løses – hvem gør hvad, hvornår og med hvilke systemer?	Hvor sker gentagelser? Hvilke data cirkulerer, uden at blive konsolideret? Hvor opstår ventetid?	Implementer nye processer trinvist – én proces ad gangen.

Forbedringer kan ske modulært og i takt med organisationens modenhed. Det er ikke nødvendigt at starte forfra – men det er nødvendigt at begynde.

Målet er at orkestrere – ikke udskifte. Det handler om at få eksisterende systemer til at spille sammen på en måde, der følger processens logik og medarbejdernes hverdag.

Tænk proces, skab sammenhæng

Principperne bag resultaterne kan overføres til det offentlige. Her handler det også om at frigøre medarbejdertid, skabe præcise datagrundlag og forbedre kerneydelsen, uden at kollapse under en altomfattende udskiftning.

Ved at tænke i modularitet og fleksible snitflader kan man modernisere i små, styrbare trin. Det handler om at udnytte det, der virker – og forbedre det, der ikke gør. Ikke nødvendigvis at rive ned og starte forfra.

Det kræver ikke, at alle systemer udskiftes. Det kræver, at vi forstår, hvordan processer fungerer – og hvordan data kan bruges smartere.

Når systemer bindes op på sammenhængende processer – og processer på værdiskabelse – kan det offentlige skabe mere med mindre. Det kræver ikke nødvendigvis nye systemer. Det kræver, at vi ser på arbejdsgangene med nye øjne.

Med en procesorienteret tilgang kan man:

Nedbringe kompleksitet
Minimere fejl og dobbeltarbejde
Og vigtigst af alt: frigøre tid til kerneopgaven

Det er digitalisering med mening.

Tilmeld dig vores Executive Briefing

Offentlige organisationer står overfor en voksende kompleksitet i deres systemlandskaber, datakilder og processer – ofte udviklet over mange år, styret af skiftende organisatoriske behov og teknologisk arv.

Resultatet er et fragmenteret it-landskab, hvor manuelle inddateringer i fagsystemer og ineffektive arbejdsgange skaber flaskehalse, forsinkelser og manglende indsigt.

I vores Executive Briefing om at skabe modernisering med mening får du indsigt i, hvordan trinvis modernisering kan nedbryde siloer, løfte datakvaliteten og styrke eksekveringsevnen. Gå fra ambition til effekt – uden at miste kontrollen undervejs.

Tilmeld dig her